Odsetki w transakcjach handlowych

Czy możemy zrezygnować z naliczania na dzień bilansowy odsetek od należności? Czy będzie to zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości?

Należności i udzielone pożyczki wycenia się - nie rzadziej niż na dzień bilansowy - w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem ostrożności.

Wynika to z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości i oznacza, że w bilansie należy wykazać kwotę należności (nieuznaną przez jednostkę za umorzoną, przedawnioną lub nieściągalną), której zapłaty przez kontrahenta, według stanu na dzień bilansowy, jednostka oczekuje. Kwota wymaganej zapłaty obejmuje wartość pierwotnie ustalonej należności pomniejszoną o kwotę już spłaconą i powiększoną o naliczone przez jednostkę kary umowne, zasądzone koszty sądowe oraz o należne odsetki za zwłokę w zapłacie (umowne lub ustawowe).

Z ustawy o rachunkowości nie wynika bezwzględny obowiązek naliczania odsetek. Jednostka sama podejmuje decyzję o naliczaniu odsetek. Jeżeli np. główny odbiorca jednostki ma chwilowe kłopoty z regulowaniem należności, to aby nie stracić kontrahenta jednostka może zrezygnować z ich naliczania.
 

Ustawodawca nie może narzucać jednostce obowiązku naliczania odsetek, gdyż byłoby to niezgodne z uprawnieniami jednostki wynikającymi z odrębnych ustaw. Zgodnie bowiem z art. 481 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.), jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądaćodsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

W przypadku transakcji handlowych (tj. umów między przedsiębiorcami, których przedmiotem jest odpłatne dostarczanie towaru lub odpłatne świadczenie usług, zawartych w związku z wykonywaną przez nich działalnością gospodarczą), jeżeli dłużnik, w terminie określonym w umowie albo wezwaniu do zapłaty nie dokona zapłaty na rzecz wierzyciela, który spełnił określone w umowie świadczenie niepieniężne, wierzycielowi przysługują, bez odrębnego wezwania, odsetki w wysokości odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych (aktualnie - 15% kwoty zaległości w stosunku rocznym), chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty. Wynika to z art. 7 ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. nr 139, poz. 1323 ze zm.).

Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych - w odniesieniu do sytuacji, gdy strony w umowie przewidziały termin zapłaty dłuższy niż 30 dni (tzw. kredyt kupiecki) - stanowi ponadto (w art. 5), że wierzyciel może żądać odsetek ustawowych (aktualnie - 11,5% w stosunku rocznym) za okres począwszy od 31 dnia po spełnieniu swojego świadczenia niepieniężnego i doręczeniu dłużnikowi faktury lub rachunku - do dnia zapłaty, ale nie dłuższy niż do dnia wymagalności świadczenia pieniężnego. Za dzień wymagalności świadczenia pieniężnego, o którym mowa wyżej, uważa się dzień określony w pisemnym wezwaniu dłużnika do zapłaty, w szczególności w doręczonej dłużnikowi fakturze lub rachunku.
 

W sytuacji gdy jednostka (wierzyciel) nie rezygnuje z góry z przysługujących jej od kontrahentów odsetek, zasadne jest naliczenie odsetek i uwzględnienie ich w piśmie służącym uzgodnieniu sald. Służy to między innymi zdyscyplinowaniu kontrahentów.

Przypominamy, iż odsetki przysługujące wierzycielowi w wysokości odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych naliczane są według wzoru:
 

gdzie poszczególne symbole i liczby oznaczają:

Kz- kwotę zaległości,

L- liczbę dni zwłoki,

O- stawkę odsetek za zwłokę w stosunku rocznym,

365- liczbę dni w roku,

On- kwotę odsetek,

Opz - kwotę odsetek po zaokrągleniu.

Szczegółowe zasady naliczania odsetek od zaległości podatkowych określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (Dz. U. nr 165, poz. 1373).

Według podanego wyżej wzoru naliczane są również odsetki przysługujące wierzycielowi w wysokości odsetek ustawowych.

Uwaga: Wysokości odsetek i kalkulatory odsetkowe można znaleźć na naszej stronie internetowej: www.gofin.pl.

W jaki sposób powinno nastąpić obciążenie kontrahenta odsetkami za zwłokę w zapłacie należności, aby dokument ten mógł stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych?
 

Przykład noty odsetkowej (noty księgowej obciążeniowej):
 
 

Elementy, jakie powinna zawierać nota odsetkowa (nota księgowa obciążeniowa):

• informację o konieczności uregulowania określonej kwoty odsetek,
  
  

• wyszczególnienie dokumentów, które były podstawą do naliczenia odsetek,
  
  

• termin zapłaty naliczonych odsetek,
  
  

• numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien wnieść swoje zobowiązanie,
  
  

• nazwy i adresy wierzyciela i dłużnika,
  
  

• datę obciążenia dłużnika odsetkami, a gdy nota została sporządzona pod inną datą także datę sporządzenia noty,
  
  

• pozostałe dane wymagane dla dowodów księgowych, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.