Zeszyty Metodyczne Rachunkowości nr 22 (334) z dnia 20.11.2012

Odsetki z tytułu dostaw i usług - ewidencja i prezentacja w sprawozdaniu

1. Odsetki należne wierzycielowi z tytułu dostaw i usług

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, należności ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania według wartości nominalnej, tj. w wartości faktycznie należnej od dłużnika.

Natomiast na dzień bilansowy należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty z zachowaniem zasady ostrożności (zob. art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości). Kwotę wymaganej zapłaty stanowi wartość nominalna należności powiększona o: kary umowne, zasądzone koszty sądowe oraz odsetki za opóźnienie w zapłacie, których zapłaty, według stanu na dzień bilansowy, oczekuje jednostka (wierzyciel). Kwotę wymaganej zapłaty pomniejszają z kolei utworzone odpisy aktualizujące.

Obciążenie kontrahenta (dłużnika) odsetkami za opóźnienie w zapłacie może nastąpić na podstawie księgowej noty obciążeniowej, inaczej zwanej notą odsetkową. Nota, jako dowód księgowy, powinna zawierać co najmniej dane określone dla dowodów księgowych w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Może zawierać ponadto: informację o konieczności uregulowania określonej kwoty odsetek, wyszczególnienie dokumentów, które były podstawą do naliczenia odsetek, termin zapłaty naliczonych odsetek oraz numer rachunku bankowego, na który dłużnik powinien przekazać środki pieniężne tytułem spłaty zobowiązania.

Przykładowy wzór noty odsetkowej można znaleźć na stronie internetowej naszego Wydawnictwa: www.gofin.pl w zakładce "Wzory druków i umów".

Ewidencja noty odsetkowej w księgach rachunkowych wierzyciela wymaga uwzględnienia bilansowej zasady memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zgodnie z tą zasadą, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Dlatego też należne wierzycielowi odsetki, na podstawie wystawionej dłużnikowi noty odsetkowej ujmuje w księgach rachunkowych roku, którego dotyczą.

Przychody z odsetek z tytułu dostaw i usług zalicza się, w myśl ustawy o rachunkowości, do przychodów finansowych (por. art. 42 ust. 3), zapisem:

Ewidencję księgową odsetek z tytułu dostaw i usług oraz ich ujęcie w sprawozdaniu finansowym wierzyciela przedstawia przykład liczbowy.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. "X" 31 grudnia 2012 r. naliczyła swoim dłużnikom odsetki za opóźnienie w zapłacie i wystawiła noty odsetkowe. Salda należności na dzień bilansowy wynosiły odpowiednio:

a) PHU Tomasz Kowalski: 5.166 zł + odsetki: 242,50 zł = 5.408,50 zł,

b) "Beta" sp. z o.o.: 2.829 zł + odsetki: 125,30 zł = 2.954,30 zł,

c) "Alfa" SA: 14.760 zł + odsetki: 567,20 zł = 15.327,20 zł,

d) należności razem = 23.690 zł.

2. Spółka sporządza rachunek zysków i strat w wersji porównawczej. Wymienieni kontrahenci nie są jednostkami powiązanymi ze spółką.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

IV. Prezentacja w bilansie oraz rachunku zysków i strat:

1. Fragment bilansu

2. Fragment rachunku zysków i strat (wersja porównawcza)

2. Odsetki naliczone z tytułu dostaw i usług w księgach dłużnika

Zobowiązania w momencie ich powstania, podobnie jak należności, ujmuje się w ich wartości nominalnej. Jednak na dzień bilansowy, stosownie do art. 28 ust. 1 pkt 8 ustawy o rachunkowości, zobowiązania z tytułu dostaw i usług wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty. Jest to kwota, która zgodnie z umową bądź przepisami prawa, w wysokości ustalonej na dzień bilansowy, powinna być spłacona wierzycielowi. Będzie to zazwyczaj kwota nominalna zobowiązania wraz z należnymi wierzycielowi odsetkami.

W swoich księgach rachunkowych naliczone przez wierzyciela odsetki - dłużnik zalicza do kosztów finansowych i ujmuje na podstawie otrzymanej noty odsetkowej, zapisem:

Naliczone odsetki, dotyczące zobowiązań zaciągniętych w celu nabycia lub wytworzenia środków trwałych, odnosi się w ciężar konta 08 "Środki trwałe w budowie", zapisem:

W celu zaliczenia do prawidłowego okresu sprawozdawczego odsetek dotyczących zobowiązań z tytułu dostaw i usług, wskazane jest kierować się zasadą memoriału. Naliczone odsetki dłużnik ujmuje zatem w księgach rachunkowych okresu, którego dotyczą, bez względu na to, czy zostały zapłacone, czy też nie.

Ewidencję księgową odsetek z tytułu dostaw i usług oraz ich ujęcie w sprawozdaniu finansowym dłużnika przedstawia przykład liczbowy.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka z o.o. "Y" otrzymała od wierzycieli noty odsetkowe za nieuregulowane zobowiązania na dzień bilansowy, tzn. 31 grudnia 2012 r. Salda zobowiązań jednostki na dzień bilansowy prezentowały się następująco:

a) zobowiązanie wobec spółki z o.o. "ABC" : 19.425,78 zł + 1.078,22 zł = 20.504 zł,

b) zobowiązanie wobec spółki jawnej "X": 5.080,22 zł + 634,78 zł = 5.715 zł,

c) razem zobowiązania na dzień bilansowy: 26.219 zł.

2. Jednostka sporządza rachunek zysków i strat w wersji kalkulacyjnej. Rozrachunki z jednostkami powiązanymi w spółce nie występują.

II. Dekretacja:

III. Księgowania:

IV. Prezentacja w bilansie i rachunku zysków i strat:

1. Fragment bilansu

2. Fragment rachunku zysków i strat (wersja kalkulacyjna)

Zwracamy uwagę, że należności i zobowiązania z tytułu dostaw i usług prezentuje się w bilansie zawsze jako należności krótkoterminowe (aktywa) lub zobowiązania krótkoterminowe (pasywa) bez względu na termin płatności. Przy czym, zarówno w należnościach, jak i zobowiązaniach krótkoterminowych z tytułu dostaw i usług wyszczególnia się dodatkowo zobowiązania lub należności, ze względu na okres ich wymagalności:

• do 12 miesięcy oraz
   
• powyżej 12 miesięcy.